Betriebe haben grundsätzlich alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung (das sind die Umsätze) mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen.
Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems, vulgo Registrierkasse, besteht ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro im Jahr überschreiten.
Für Betriebe mit Jahresumsätzen von bis zu 30.000 Euro, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, (jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden) kann eine Ausnahme von der Registierkassenpflicht erteilt werden.
Barumsätze sind Umsätze, bei denen die Zahlung bar erfolgt. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, die Hingabe von Barschecks, sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.
Die elektronische Registrierkasse ist durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Dabei ist die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch kryptographische Signatur jedes Barumsatzes mittels einer, dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signaturerstellungseinheit, zu gewährleisten.
Die Verpflichtungen zur Führung einer Registrierkasse bestehen mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem obige Grenzen erstmals überschritten wurden.
Das für die Erhebung der Umsatzsteuer zuständige Finanzamt hat auf Antrag des Unternehmers mit Feststellungsbescheid die Manipulationssicherheit eines geschlossenen Gesamtsystems, das im Unternehmen als elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird, zu bestätigen, wenn eine solche Sicherheit auch ohne Verwendung einer geforderten Signaturerstellungseinheit besteht.
Antragsbefugt sind nur Unternehmer, die ein solches geschlossenes Gesamtsystem verwenden und eine hohe Anzahl von Registrierkassen im Inland in Verwendung haben (zB Unternehmen mit vielen Filialen).
Dem Antrag ist ein Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen, in dem das Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems bescheinigt wird, anzuschließen.
Der Bundesminister für Finanzen wird durch Verordnung noch Einzelheiten zur elektronischen Registrierkasse festlegen. Die Verordnung wird unter anderem folgende Informationen enthalten:
- Einzelheiten zur technischen Sicherheitseinrichtung, zur Signaturerstellungseinheit
- zur kryptografischen Signatur,
- sowie zu anderen, der Datensicherheit dienenden Maßnahmen
- Erleichterungen bezüglich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen hinsichtlich betrieblicher Umsätze, die außerhalb der Betriebstätte getätigt werden (zB mobiler Friseur)
Außerdem müssen Unternehmer künftig bei Barzahlung einen Beleg ausstellen. Als Beleg gilt auch ein entsprechender elektronischer Beleg, welcher unmittelbar nach erfolgter Zahlung für den Zugriff durch den die Barzahlung Leistenden verfügbar ist. Erfolgt die Gegenleistung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, so gilt dies als Barzahlung. Als Barzahlung gilt weiters die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.
Die Belege haben mindestens folgende Angaben zu enthalten:
- eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird
- den Tag der Belegausstellung
- die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen und den Betrag der Barzahlung, wobei es genügt, dass dieser Betrag auf Grund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist.
Die geforderten Angaben können auch durch Symbole oder Schlüsselzahlen ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen, bei dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbringenden Unternehmer, vorhandenen Unterlagen gewährleistet ist.
Vom Beleg ist eine Durchschrift oder im selben Arbeitsgang mit der Belegerstellung eine sonstige Zweitschrift anzufertigen und aufzubewahren. Als Zweitschrift im Sinn dieser Bestimmung gilt auch die Speicherung auf Datenträgern, wenn die Geschäftsvorfälle spätestens gleichzeitig mit der Belegerstellung erfasst werden.
Die Aufbewahrungsverpflichtung beginnt mit der Belegerstellung und beträgt sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.
