Manch einer behauptet, dass Unternehmern nichts mehr verhasst ist als das Führen eines Fahrtenbuches. Die Vorschriften sind streng formal und zeitraubend.

Das Fahrtenbuch dient in erster Linie zur Dokumentation der betrieblichen und der privaten Fahrten. Durch die korrekte Aufzeichnung können Privatanteile für das Firmen-KFZ oder Kilometergelder ermittelt werden. Auch für die Ermittlung des Sachbezugwertes einer privaten KFZ-Benutzung durch einen Dienstnehmer ist ein Fahrtenbuch unerlässlich.

Mit Hilfe des Fahrtenbuchs soll die Nachprüfbarkeit der zurückgelegten Fahrten gewährleistet werden. Es geht also um die Frage, ob und in welchem Umfang Fahrten durchgeführt wurden.

Der Nachweis (durch das Fahrtenbuch) dient zur Kontrolle im Nachhinein.

Dies erfordert, dass in den entsprechenden Aufzeichnungen zumindest das Datum, die Dauer, der Beginn und das Ende, der Start- bzw. Zielort, die Zwischenziele, die konkrete Fahrtroute und der Zweck jeder einzelnen Fahrt festgehalten sind. (VwGH 21.10.1993, 92/15/0001)

Wer das Fahrtenbuch in Excel führt, muss besonders achtsam sein. In Excel können Daten nachträglich verändert werden und das führt aus Sicht der Finanz zu einem formalen Mangel. Kommen nun noch zusätzliche Fehler (Stichwort: materielle Richtigkeit) hinzu, ist das Finanzamt zur Schätzung berechtigt. Die Schätzungen sind meistens nicht im Sinne des Unternehmers.

Wenn Sie daher nichts riskieren möchten, sollten Sie auf eine vollständige, einwandfreie zeitnahe Dokumentation achten. Im Steuerrecht gilt freie Beweiswürdigung. Sie können daher auch anhand anderer Unterlagen die Richtigkeit Ihrer Aufzeichnungen nachweisen.

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